Jak vybrat fulfillment partnera v Evropě: 12 otázek a srovnávací tabulka

Jak vybrat fulfillment partnera v Evropě tak, abyste za půl roku nemuseli zásoby stěhovat znovu? Převoz zboží z jednoho skladu do druhého stojí čas i peníze, a proto se vyplatí položit správné otázky ještě před podpisem smlouvy. Tady je 12 otázek, které bychom položili každé fulfillment společnosti v Evropě, včetně nás, co byste v odpovědi měli slyšet, a tabulka, ve které porovnáte nabídky vedle sebe.

Proč je výběr těžší, když prodáváte i mimo Česko

Český zákazník je zvyklý na výdejní místa a boxy Zásilkovny, na doručení přes PPL nebo GLS a část objednávek pořád platí dobírkou. Na Slovensku je to podobné, v Polsku jsou nejběžnější paczkomaty InPost, v Německu lidé čekají rychlé doručení domů a v Rumunsku nebo Bulharsku se dobírkou platí ještě častěji. Partner, který funguje dobře v Česku, nemusí mít řešení pro další trh. Proto nezačínejte nejnižší cenou za balík. Začněte tím, jak nakupují vaši zákazníci, a pak si ověřte, jestli je partner dokáže obsloužit.

Jedna věc se snadno přehlédne: pravidla pro DPH a registraci se liší podle země a objemu prodejů. Firmu v každé zemi, kam prodáváte, mít nutně nemusíte, ale před vstupem na nový trh si pravidla ověřte se svou účetní. Velká Británie je po brexitu samostatný případ, takže se každého partnera zeptejte, jak u britských objednávek řeší clo.

Než oslovíte fulfillment společnost: nejdřív vaše vlastní čísla

Než komukoli napíšete, připravte si pár čísel. Díky nim bude každá nabídka spočítaná na vašem byznysu, ne na vzorové objednávce:

• Počet objednávek za měsíc, v běžném měsíci i v tom nejsilnějším (Black Friday, Vánoce).
• Počet kusů v objednávce. Objednávka s 1 kusem a objednávka s 10 kusy znamenají úplně jinou práci.
• Hmotnost a rozměry typického balíku.
• Země, kam prodáváte nebo chcete prodávat, a podíl objednávek z každé z nich.
• Podíl objednávek na dobírku v jednotlivých zemích.
• Míra vratek, včetně nevyzvednutých zásilek na dobírku.
• Počet produktů a platforma e-shopu (Shopify, WooCommerce nebo jiná).

Cena fulfillmentových služeb závisí právě na těchto věcech, takže seriózní partner se na ně zeptá dřív, než vám pošle nabídku. Když vám někdo pošle cenu, aniž by se na cokoli zeptal, nejspíš to nebude cena, kterou budete platit za tři měsíce. Pokud si nejste jistí, jestli se vám outsourcing už vyplatí, podívejte se, jak funguje fulfillment s BigArena.

Jak vybrat fulfillment: 12 otázek před podpisem smlouvy

1. Kde máte sklady a za jak dlouho dorazí zásilka k zákazníkovi?

Chtějte konkrétní města, ne „sklad ve střední Evropě“. Pak se ptejte na skutečné dodací lhůty do tří zemí, kam prodáváte nejvíc. Dobrý partner vám dá čísla pro každou trasu, ne mapu se šipkami.

Jak odpovídáme my: BigArena má 8 skladů v 7 zemích. V provozu jsou Plovdiv a Sofie (Bulharsko), Kostolné Kračany (Slovensko), Oradea (Rumunsko), Šimanovci (Srbsko) a Katerini (Řecko), Valencie (Španělsko) a Albánie se otevírají brzy. Každý sklad posílá zásilky do celé Evropy. Ze skladu v Kostolných Kračanech dorazí balík zákazníkům v Česku, na Slovensku, v Polsku, Maďarsku a Slovinsku za 1 pracovní den.

2. Ze kterého skladu odejde která objednávka a kdo o tom rozhoduje?

Pokud máte zásoby ve více skladech, zeptejte se, podle čeho se u každé objednávky vybírá sklad, ze kterého odejde. Ovlivňuje to dodací lhůtu i cenu dopravy. Pravidlo by mělo být jasné a ve vašich rukou, třeba podle cílové země, a ne rozhodnutí skladu u každého balíku zvlášť.

Jak odpovídáme my: sami si zvolíte, ze kterého skladu odcházejí objednávky pro každou cílovou zemi. Rozhodujete také o tom, v kolika skladech budete mít zásoby.

3. S jakými dopravci pracujete a kdo dopravce vybírá?

Někdo chce balík domů, jiný na výdejní místo, další do boxu. Pokud partner pracuje jen s jedním dopravcem, přicházíte o objednávky už v košíku.

Jak odpovídáme my: spolupracujeme s více než 40 dopravci v Evropě, mezi nimi Packeta, PPL, GLS, DHL, DPD, InPost a Slovak Parcel Service. Do e-shopu si přidáte dopravce, které chcete, a koncový zákazník si sám vybere, kdo mu balík doručí. Podívejte se na všechny dopravce, se kterými pracujeme.

4. Zpracováváte dobírku, v jakých zemích a jak často posíláte peníze?

Ve střední a jihovýchodní Evropě je dobírka pořád velká část e-commerce. Zeptejte se, ve kterých zemích partner dobírku vybírá, jak se částky párují, v jaké měně vám je posílá, jak často peníze dostanete a jestli si za výběr dobírky účtuje poplatek.

Jak odpovídáme my: dobírku zpracováváme v 24 zemích. Za výběr dobírky si neúčtujeme žádný poplatek, platí se jen poplatek dopravce, pokud nějaký je. Jak často vám peníze posíláme, si nastavíte v panelu, od jednou měsíčně až po každý den (v Rumunsku nejvýše dvakrát týdně).

5. Do kolika hodin se objednávka odešle ještě ten den?

„Rychlé odeslání“ bez konkrétní hodiny nic neznamená. Ptejte se, do kdy objednávka ještě odchází ze skladu stejný den a co se děje ve špičce kolem Black Friday a Vánoc.

Jak odpovídáme my: objednávky přijaté do 14:00 zabalíme a odešleme ještě tentýž den.

6. Jak přesné je vychystávání a jak doložíte, co bylo v balíku?

Dřív nebo později zákazník napíše, že mu něco chybí. Bez důkazu vracíte peníze. Rozhodují doklady, které partner ke každé objednávce uchovává, a to, jak rychle je dostanete. Zeptejte se i na přesnost vychystávání: jaký podíl objednávek odchází bez chyby a jak se to měří.

Jak odpovídáme my: přesnost vychystávání máme 100 %. 96 % objednávek natáčíme na video během balení. Kamera se spouští ve chvíli, kdy se objednávka naskenuje na balicím místě, a každá objednávka projde rukama 3 lidí, než se krabice zavře. Více o videozáznamu balení.

7. Jak se připojí můj e-shop, synchronizují se zásoby a kolik to stojí?

Objednávky by měly do skladu chodit samy a stav zásob by se měl vracet zpátky do e-shopu, abyste nikdy neprodali zboží, které není na skladě. Zeptejte se, které platformy partner podporuje, kdo udělá nastavení, jak dlouho trvá a jestli se platí.

Jak odpovídáme my: propojujeme Shoptet, Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop, OpenCart i vlastní e-shopy přes API. Integrace vašeho e-shopu je zdarma, zabere zhruba půl hodiny a do e-shopu nemusíte nic instalovat. Podívejte se na všechny integrace.

8. Sledujete šarže a data spotřeby?

Pokud prodáváte kosmetiku, doplňky stravy nebo potraviny, zeptejte se, jestli sklad u každého kusu eviduje šarži a datum spotřeby a jestli jako první odesílá zboží s nejkratší trvanlivostí. Pokud vaše produkty potřebují chlazení, ptejte se, který sklad přesně má chladírnu, ne jen jestli „nějaká je“. Když nic z toho nepotřebujete, neplaťte za to.

9. Jak zpracováváte vratky a kolik dní to trvá?

Vrácený balík jsou peníze ležící v krabici. Zeptejte se, za kolik dní se vrácené zboží znovu dostane do prodeje, jestli se každý balík otevře a každý kus zkontroluje a co uvidíte v panelu: důvod, stav, co jde znovu prodat a co je vadné.

Jak odpovídáme my: vratky zpracujeme za 1-4 pracovní dny, obvykle za 2. Podívejte se, jak u nás vratky probíhají.

10. Jak rychle můžeme začít?

Zeptejte se, jak dlouho trvá cesta od příjmu vašeho zboží do skladu po první odeslanou objednávku a co musíte připravit. Chtějte plán krok po kroku s termíny, zvlášť pokud zásoby stěhujete od jiné fulfillment společnosti.

Jak odpovídáme my: spuštění obvykle trvá 2 až 8 dní.

11. Co přesně je v ceně a co stojí ve smlouvě?

Cena fulfillmentu nikdy není jedno číslo. Dobrá nabídka uvádí písemně každou položku: skladování, vychystání a balení, obalový materiál, ceny dopravců, poplatek za dobírku, zpracování vratek a měsíční poplatek. Nabídky pak porovnejte položku po položce na svém skutečném objemu objednávek, ne na jedné vzorové objednávce. V BigArena si za dobírku neúčtujeme žádný poplatek, platí se jen poplatek dopravce, pokud nějaký je.

Ve smlouvě si zkontrolujte výpovědní lhůtu, co platíte v měsíci bez objednávek a jak dostanete zboží ze skladu, pokud se rozhodnete odejít. Na tom všem se mnohem snáz domluvíte před podpisem než po něm.

12. S kým budu mluvit, když se něco pokazí, a jak rychle odpoví?

Na běžné dotazy stačí ticketový systém. Když ale dorazí velká dodávka poškozená nebo dopravce v sezóně ztratí zásilky, potřebujete člověka, který zná váš účet. Zeptejte se, jak rychle v pracovní době odpovídají. Důležité jsou i zkušenosti partnera: kolik má klientů, kolik zásilek odeslal a kolik let funguje.

Jak odpovídáme my: každý klient má svého osobního account manažera a odpověď dostanete do 1-2 hodin. Od roku 2019 jsme odeslali přes 20 milionů zásilek pro více než 700 firem.

Checklist pro výběr fulfillmentu: porovnejte nabídky vedle sebe

Zkopírujte si tabulku a pro každého partnera vyplňte jeden sloupec. Pokud je v kterémkoli řádku odpověď „uvidíme“ nebo chybí úplně, zeptejte se znovu, a to písemně.

Varovné signály

• Dodací lhůta „2-5 dní“ pro celou Evropu bez čísel pro jednotlivé země.
• Jeden dopravce pro všechny země a žádná volba pro zákazníka.
• Ceník, ve kterém chybí obaly, vratky nebo poplatek za dobírku.
• Cena bez jediné otázky na váš objem, země nebo míru vratek.
• Žádný doklad o balení, když si zákazník stěžuje.
• Žádná jasná lhůta pro zpracování vratek.
• Žádná konkrétní kontaktní osoba, jen obecný e-mail podpory.

Časté otázky

Jaké otázky položit fulfillment společnosti před podpisem smlouvy?

Zeptejte se, kde má sklady a jaké jsou dodací lhůty do jednotlivých zemí, s jakými dopravci pracuje, kde vybírá dobírku a jak často posílá peníze, do kolika hodin odešle objednávku ještě tentýž den, jak doloží, co bylo v balíku, jak se připojí váš e-shop, jak rychle zpracuje vratky, kdy můžete začít, co je v ceně a kdo řeší problémy.

Co by měl obsahovat checklist pro výběr fulfillmentu?

Stejné položky pro každou nabídku: skladování, vychystání a balení, obalový materiál, ceny dopravců, poplatek za dobírku, vratky a měsíční poplatek, spočítané na vaše skutečná měsíční čísla. Přidejte dodací lhůty do jednotlivých zemí, hodinu pro odeslání v tentýž den, dobu zpracování vratek, dobu spuštění, výpovědní lhůtu a dobu odpovědi.

Jak najít fulfillment partnera v Evropě?

Začněte zeměmi, kam prodáváte nebo chcete prodávat, a hledejte partnery, kteří tam mají sklady a dopravce. Požádejte alespoň tři z nich o nabídku a všem dejte stejná čísla. Pokud můžete, prohlédněte si sklad osobně nebo přes video a promluvte si aspoň s jedním jejich klientem z vašeho oboru.

Kolik stojí fulfillmentové služby v Evropě?

Jedna cena neexistuje. Záleží na hmotnosti a rozměrech balíku, cílových zemích, míře vratek, počtu kusů v objednávce a ruční práci, jako je lepení etiket nebo skládání krabic. Proto seriózní partneři stanovují cenu až po individuální nabídce. Stejně to děláme i my v BigArena.

Stačí jeden fulfillment partner pro celou Evropu?

Pro většinu e-shopů je jednodušší jeden partner s několika sklady: jedna smlouva, jeden panel, jedna faktura. Druhý partner dává smysl jen tehdy, když potřebujete zemi, kterou hlavní partner dobře nepokrývá.

Jak dlouho trvá přechod k nové fulfillment společnosti?

Záleží na počtu produktů a na tom, jak rychle se dají převézt zásoby. Před podpisem si od partnera vyžádejte plán krok po kroku s konkrétními termíny. V BigArena spuštění obvykle trvá 2 až 8 dní.

Zvládne fulfillment partner dobírku po celé Evropě?

Ano, pokud v daných zemích spolupracuje s místními dopravci. Zeptejte se, ve kterých zemích přesně, jak často posílá vybrané peníze, v jaké měně a jestli si účtuje poplatek za výběr. BigArena zpracovává dobírku ve 24 zemích a za výběr si neúčtuje žádný poplatek, platí se jen poplatek dopravce, pokud nějaký je.

Kdy se vyplatí předat fulfillment externí firmě?

Obvykle když vám balení začne brát víc času než prodej, když chcete prodávat v nových zemích bez vlastního skladu nebo když vás chyby a zpoždění začnou stát zákazníky. Spočítejte si, kolik vás dnes stojí jedna odeslaná objednávka včetně vašeho vlastního času, a porovnejte to s nabídkami.