Jak wybrać firmę fulfillment w Europie: 8 pytań przed podpisaniem umowy

Wybór operatora fulfillment to decyzja na lata. Przeniesienie towaru z jednego magazynu do drugiego kosztuje czas i pieniądze, dlatego warto zadać właściwe pytania jeszcze przed podpisaniem umowy. Oto 8 pytań, które zadalibyśmy każdej firmie fulfillment w Europie, także nam, oraz to, jak powinna brzmieć dobra odpowiedź.

Dlaczego wybór jest trudniejszy, gdy sprzedajesz nie tylko w Polsce

Polski klient przyzwyczaił się do Paczkomatów InPost i dostawy kurierem DPD lub GLS, a część zamówień nadal opłaca za pobraniem. W Czechach i na Słowacji króluje Packeta, w Niemczech kupujący oczekują szybkiej dostawy do domu, a w Rumunii i Bułgarii pobranie jest jeszcze popularniejsze niż u nas. Operator, który dobrze radzi sobie w Polsce, nie musi mieć rozwiązania dla kolejnego rynku. Dlatego nie zaczynaj od najniższej ceny za paczkę. Zacznij od tego, jak kupują Twoi klienci, i sprawdź, czy partner jest w stanie ich obsłużyć.

Jak wybrać firmę fulfillment: 8 pytań przed podpisaniem umowy

1. Gdzie macie magazyny i jak szybko paczka dotrze do klienta?

Pytaj o konkretne miasta, a nie o „magazyn w Europie Środkowej”. Potem zapytaj o realne czasy dostawy do trzech krajów, w których sprzedajesz najwięcej. Dobry partner poda liczby dla każdej trasy, a nie mapę ze strzałkami.

Nasza odpowiedź: BigArena ma 8 magazynów w 7 krajach. Działają Płowdiw i Sofia (Bułgaria), Kostolné Kračany (Słowacja), Oradea (Rumunia), Šimanovci (Serbia) i Katerini (Grecja), Walencja (Hiszpania) rusza w grudniu 2026 r., a Albania na początku 2027 r. Każdy magazyn wysyła do całej Europy. Z magazynu w Kostolnych Kračanach paczki docierają do klientów w Polsce, Czechach, na Słowacji, Węgrzech i w Słowenii w 1 dzień roboczy.

2. Z jakimi kurierami pracujecie i kto wybiera przewoźnika?

Jedni klienci chcą dostawy do domu, inni do Paczkomatu, jeszcze inni do punktu odbioru. Jeśli operator współpracuje tylko z jednym przewoźnikiem, tracisz zamówienia już w koszyku.

Nasza odpowiedź: pracujemy z ponad 40 firmami kurierskimi w Europie, w tym z InPost, DPD, GLS, DHL i Packeta. Dodajesz w sklepie kurierów, których chcesz, a klient końcowy sam wybiera, kto dostarczy mu paczkę. Zobacz wszystkich kurierów, z którymi współpracujemy.

3. Czy obsługujecie pobranie i w jakich krajach?

W Europie Środkowej i Południowo-Wschodniej płatność za pobraniem to wciąż duża część e-commerce. Zapytaj, w których krajach operator pobiera płatności, jak rozlicza kwoty i jak często przelewa Ci pieniądze.

Nasza odpowiedź: obsługujemy pobranie w 19 krajach.

4. Do której godziny zamówienie jest pakowane tego samego dnia?

„Szybka wysyłka” bez konkretnej godziny nic nie znaczy. Zapytaj, do kiedy zamówienie wyjeżdża z magazynu tego samego dnia i co dzieje się w szczycie, przed Black Friday i świętami.

Nasza odpowiedź: zamówienia przyjęte do 14:00 pakujemy tego samego dnia.

5. Jak udowodnicie, co trafiło do paczki?

Prędzej czy później klient napisze, że czegoś brakuje. Bez dowodu oddajesz pieniądze. Zapytaj, jakie dowody operator przechowuje dla każdego zamówienia i jak szybko je dostaniesz.

Nasza odpowiedź: nagrywamy wideo 96% zamówień podczas pakowania. Kamera włącza się w chwili zeskanowania zamówienia na stanowisku pakowania, a każde zamówienie przechodzi przez ręce 3 osób, zanim karton zostanie zamknięty. Więcej o nagrywaniu pakowania.

6. Jak podłączyć mój sklep i ile to kosztuje?

Zamówienia powinny trafiać do magazynu automatycznie, a stany magazynowe wracać do sklepu. Zapytaj, jakie platformy są obsługiwane, kto robi konfigurację i czy jest płatna.

Nasza odpowiedź: łączymy Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop, OpenCart, BaseLinker i sklepy na własnym oprogramowaniu przez API. Integracja sklepu internetowego jest bezpłatna.

7. Co dokładnie zawiera cena?

Cena fulfillmentu nigdy nie jest jedną liczbą. Poproś na piśmie o każdą pozycję: magazynowanie, kompletację i pakowanie, materiały, stawki kurierów, opłatę za pobranie, obsługę zwrotów i ewentualną opłatę miesięczną. Potem porównaj oferty pozycja po pozycji na swoim prawdziwym wolumenie, a nie na jednym przykładowym zamówieniu.

8. Z kim porozmawiam, gdy coś pójdzie nie tak?

Do rutynowych pytań wystarczy system zgłoszeń. Ale gdy duża dostawa przyjedzie uszkodzona albo kurier zgubi paczki w sezonie, potrzebujesz osoby, która zna Twoje konto. Zapytaj też o doświadczenie operatora: ilu ma klientów, ile paczek wysłał i od ilu lat działa.

Nasza odpowiedź: każdy klient ma swojego opiekuna. Od 2019 roku wysłaliśmy ponad 20 milionów przesyłek dla ponad 700 firm.

Sygnały ostrzegawcze

• Czas dostawy „2-5 dni” dla całej Europy, bez osobnych terminów dla krajów.
• Jeden kurier dla wszystkich krajów i brak wyboru dla klienta.
• Cennik bez opakowań, zwrotów albo opłaty za pobranie.
• Brak dowodu pakowania, gdy klient składa reklamację.
• Brak konkretnej osoby do kontaktu, tylko ogólna skrzynka pomocy.

Jeden sygnał ostrzegawczy nie musi jeszcze oznaczać złego partnera. Jeśli jednak w ofercie znajdziesz kilka z nich, poproś o wyjaśnienia na piśmie i porównaj je z innymi ofertami. Warto też odwiedzić magazyn osobiście albo poprosić o rozmowę wideo prosto z hali, w której będzie pakowany Twój towar. Zobaczysz wtedy, jak wygląda porządek na regałach i stanowiska pakowania.

Najczęstsze pytania

Lepiej mieć jednego operatora fulfillment na całą Europę czy osobnego w każdym kraju?

Dla większości sklepów prostszy jest jeden partner z kilkoma magazynami: jedna umowa, jeden panel, jedna faktura. Drugi operator ma sens tylko wtedy, gdy potrzebujesz kraju, którego główny partner dobrze nie obsługuje.

Ile trwa przejście do nowej firmy fulfillment?

To zależy od liczby produktów i tego, jak szybko można przewieźć towar. Przed podpisaniem umowy poproś o plan krok po kroku z konkretnymi datami.

Czy potrzebuję firmy w każdym kraju, do którego sprzedaję?

Niekoniecznie. Zasady dotyczące VAT i rejestracji zależą od kraju i wielkości sprzedaży, więc sprawdź je z księgową, zanim zaczniesz tam sprzedawać.