Ako vybrať fulfillment partnera: 12 otázok a tabuľka na porovnanie ponúk

Ako vybrať fulfillment partnera tak, aby ste o pol roka nemuseli znova sťahovať tovar inam? Presun tovaru z jedného skladu do druhého stojí čas aj peniaze, preto sa oplatí položiť správne otázky ešte pred podpisom zmluvy. Tu je 12 otázok, ktoré by sme položili každej fulfillment spoločnosti v Európe, aj nám, čo by ste mali počuť v odpovedi a tabuľka, v ktorej si ponuky porovnáte vedľa seba.

Prečo je výber ťažší, keď predávate aj mimo Slovenska

Slovenský zákazník si rád vyzdvihne balík na výdajnom mieste alebo v boxe Packety, mnohí stále platia dobierkou a doručenie domov čakajú cez SPS alebo GLS. V Česku je to podobné, v Poľsku zákazníci hľadajú najbližší paketomat, v Maďarsku a Rumunsku je dobierka ešte bežnejšia a v Nemecku sa rýchle doručenie domov jednoducho očakáva. Partner, ktorý zvláda Slovensko, nemusí mať riešenie pre susedný trh. Preto nezačínajte najnižšou cenou za balík. Začnite tým, ako nakupujú vaši zákazníci, a overte si, či ich partner dokáže obslúžiť.

Detail, ktorý sa ľahko prehliadne: pravidlá pre DPH a registráciu závisia od krajiny a objemu predaja. Firmu v každej krajine, kam predávate, nevyhnutne nepotrebujete, ale pred vstupom na nový trh si pravidlá overte so svojím účtovníkom. Spojené kráľovstvo je po brexite samostatný prípad, preto sa každého partnera opýtajte, ako rieši colné konanie pri objednávkach do Spojeného kráľovstva.

Skôr než oslovíte fulfillment spoločnosť: vaše vlastné čísla

Pripravte si niekoľko čísel ešte predtým, ako niekoho kontaktujete. S nimi sa každá ponuka vypočíta na váš biznis, nie na vzorovú objednávku:

• Počet objednávok mesačne, v bežnom aj v najsilnejšom mesiaci (Black Friday, Vianoce).
• Počet položiek v objednávke. Objednávka s 1 položkou a objednávka s 10 položkami znamenajú úplne inú prácu.
• Hmotnosť a rozmery bežného balíka.
• Krajiny, kam predávate alebo chcete predávať, a podiel objednávok z každej z nich.
• Podiel objednávok na dobierku v jednotlivých krajinách.
• Podiel vratiek vrátane nevyzdvihnutých zásielok na dobierku.
• Počet produktov a platforma e-shopu (Shopify, WooCommerce alebo iná).

Cena fulfillmentových služieb závisí práve od týchto vecí, takže seriózny partner sa na ne opýta skôr, než vám pošle ponuku. Ak vám niekto pošle cenu bez jedinej otázky, pravdepodobne to nie je cena, ktorú budete platiť o tri mesiace.

Ako vybrať fulfillment partnera: 12 otázok pred podpisom zmluvy

1. Kde máte sklady a za ako dlho dorazí balík k zákazníkovi?

Pýtajte si presné mestá, nie „sklad v strednej Európe“. Potom sa pýtajte na skutočné doručovacie lehoty do troch krajín, kam predávate najviac. Dobrý partner vám dá čísla pre každú trasu, nie mapu so šípkami.

Naša odpoveď: BigArena má 8 skladov v 7 krajinách. Fungujú sklady v Kostolných Kračanoch (Slovensko), Plovdive a Sofii (Bulharsko), Oradei (Rumunsko), Šimanovciach (Srbsko) a Katerini (Grécko), sklad vo Valencii (Španielsko) a sklad v Albánsku otvárame čoskoro. Každý sklad posiela balíky do celej Európy. Zo skladu v Kostolných Kračanoch dorazia balíky k zákazníkom na Slovensku, v Česku, Poľsku, Maďarsku a Slovinsku za 1 pracovný deň.

2. Z ktorého skladu odíde každá objednávka a kto o tom rozhoduje?

Ak máte tovar vo viacerých skladoch, opýtajte sa, ako sa pri každej objednávke určí sklad, z ktorého sa odošle. Od toho závisí doručovacia lehota aj cena dopravy. Pravidlo má byť jasné a pod vašou kontrolou, napríklad podľa cieľovej krajiny, a nie na rozhodnutí skladu balík po balíku.

Naša odpoveď: vy si vyberiete, z ktorého skladu odchádzajú objednávky pre každú cieľovú krajinu. Rovnako rozhodujete aj o tom, v koľkých skladoch máte tovar.

3. S akými kuriérmi pracujete a kto si kuriéra vyberá?

Niekto chce balík domov, iný na výdajné miesto, ďalší do boxu. Ak partner pracuje len s jedným kuriérom, prichádzate o objednávky už v košíku.

Naša odpoveď: pracujeme s viac ako 40 kuriérmi v Európe, okrem iných Packeta, SPS, GLS, DHL, DPD, InPost a Sameday. Kuriérov, ktorých chcete, si pridáte do e-shopu a konečný zákazník si vyberie, kto mu balík doručí. Pozrite si všetkých kuriérov, s ktorými pracujeme.

4. Spracúvate dobierku, v ktorých krajinách a ako často vyplácate peniaze?

Ak predávate do Maďarska, Rumunska alebo na Balkán, bez dobierky to nepôjde. Opýtajte sa, v ktorých krajinách partner vyberá dobierku, ako sa sumy zúčtovávajú, v akej mene dostanete peniaze, ako často vám prídu a či si partner účtuje poplatok za výber.

Naša odpoveď: dobierku spracúvame v 24 krajinách. Za dobierku si neúčtujeme žiadny poplatok, platí sa len poplatok kuriéra, ak nejaký je. Frekvenciu výplat si nastavíte v paneli, od raz mesačne až po denne (pre Rumunsko najviac dvakrát týždenne).

5. Do koľkej musí prísť objednávka, aby odišla v ten istý deň?

„Rýchle doručenie“ nič neznamená bez konkrétnej hodiny. Opýtajte sa, do kedy objednávka ešte odíde zo skladu v ten istý deň a čo sa deje v najsilnejších dňoch okolo Black Friday a Vianoc.

Naša odpoveď: objednávky prijaté do 14:00 zabalíme a odošleme v ten istý deň.

6. Aká presná je vaša kompletizácia a ako dokážete, čo bolo v balíku?

Skôr či neskôr zákazník povie, že mu v balíku niečo chýbalo. Bez dôkazu mu vrátite peniaze. Rozhoduje, aký dôkaz si partner pri každej objednávke uchováva a ako rýchlo ho dostanete. Pýtajte sa aj na presnosť vychystávania: aký podiel objednávok odíde bez chyby a ako sa to meria.

Naša odpoveď: presnosť nášho vychystávania je 100 %. 96 % objednávok nahrávame na video počas balenia. Kamera sa spustí, keď sa objednávka naskenuje na baliacom stole, a každá objednávka prejde rukami 3 ľudí, kým sa balík zatvorí. Viac o videozázname balenia.

7. Ako sa pripojí môj e-shop, synchronizujú sa zásoby a koľko to stojí?

Objednávky majú do skladu prichádzať automaticky a stav zásob sa má vracať späť do e-shopu, aby ste nepredávali tovar, ktorý už nie je na sklade. Opýtajte sa, ktoré platformy partner podporuje, kto robí nastavenie, ako dlho trvá a či sa za to platí. Dôležité je aj to, či v paneli vidíte zásoby a stav každej objednávky v reálnom čase.

Naša odpoveď: prepájame Shoptet, Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop, OpenCart aj vlastné e-shopy cez API. Integrácia e-shopu je bezplatná, trvá približne pol hodiny a do e-shopu nemusíte nič inštalovať. Pozrite si všetky integrácie.

8. Sledujete šarže a dátumy spotreby?

Ak predávate kozmetiku, výživové doplnky alebo potraviny, opýtajte sa, či sklad eviduje šaržu a dátum spotreby každého kusu a či ako prvý expeduje tovar s najkratšou spotrebou. Ak vaše produkty potrebujú chladený sklad, pýtajte sa, ktorý sklad presne má chladiarenskú miestnosť, nie len či „nejaká je“. Ak nič z toho nepotrebujete, neplaťte za to.

9. Ako spracúvate vratky a koľko dní to trvá?

Vrátený balík sú peniaze zavreté v krabici. Opýtajte sa, za koľko dní sa vrátený tovar dostane späť do predaja, či sa každý balík otvorí a každý kus skontroluje a čo uvidíte v paneli: dôvod, stav, čo sa dá znova predať a čo je poškodené.

Naša odpoveď: vratky spracujeme za 1-4 pracovné dni, zvyčajne za 2. Pozrite si, ako u nás fungujú vratky.

10. Ako rýchlo môžeme začať?

Opýtajte sa, ako dlho trvá od príchodu vášho tovaru po prvú odoslanú objednávku a čo musíte pripraviť. Vypýtajte si plán krok za krokom aj s dátumami, najmä ak presúvate tovar od inej fulfillment spoločnosti.

Naša odpoveď: spustenie spolupráce zvyčajne trvá 2 až 8 dní.

11. Čo presne je v cene a čo hovorí zmluva?

Cena fulfillmentu nikdy nie je jedno číslo. Pýtajte si písomne každú položku: skladovanie, vychystanie a balenie, obalový materiál, sadzby kuriérov, poplatok za dobierku, spracovanie vratiek a mesačný poplatok, ak nejaký je. Potom porovnajte ponuky položku po položke na vašom skutočnom objeme objednávok, nie na jednej vzorovej objednávke. V BigArena si za dobierku neúčtujeme žiadny poplatok, platí sa len poplatok kuriéra, ak nejaký je.

V zmluve si skontrolujte výpovednú lehotu, čo platíte v mesiaci bez objednávok a ako dostanete svoj tovar späť, ak sa rozhodnete odísť. Ak predávate sezónny tovar, nechajte si vypočítať cenu pre slabý aj silný mesiac. Na týchto veciach sa oveľa ľahšie dohodnete pred podpisom než po ňom.

12. S kým budem hovoriť, keď sa niečo pokazí, a ako rýchlo dostanem odpoveď?

Na bežné otázky stačí tiketový systém. Keď veľká dodávka príde poškodená alebo kuriér v sezóne stratí balíky, potrebujete človeka, ktorý pozná váš účet. Opýtajte sa, ako rýchlo odpovedajú počas pracovnej doby. Dôležité sú aj skúsenosti partnera: koľko má klientov, koľko zásielok odoslal a ako dlho pôsobí na trhu.

Naša odpoveď: každý klient má osobného account manažéra a odpoveď dostanete do 1-2 hodín. Od roku 2019 sme odoslali viac ako 20 miliónov zásielok pre viac ako 700 firiem.

Porovnanie fulfillmentových služieb: tabuľka na ponuky

Skopírujte si tabuľku a pre každého partnera vyplňte jeden stĺpec. Ak je pri niektorom riadku odpoveď „uvidíme“ alebo chýba, opýtajte sa znova, písomne.

Varovné signály pri výbere

• Lehota „2-5 dní“ pre celú Európu bez samostatných lehôt pre jednotlivé krajiny.
• Jeden kuriér pre všetky krajiny a žiadny výber pre zákazníka.
• Cenník bez obalov, vratiek alebo poplatku za dobierku.
• Cena bez jedinej otázky na váš objem, krajiny alebo podiel vratiek.
• Žiadny dôkaz o tom, ako bol balík zabalený, keď zákazník reklamuje.
• Žiadna jasná lehota na spracovanie vratiek.
• Žiadna konkrétna kontaktná osoba, iba všeobecný e-mail podpory.

Časté otázky

Aké otázky položiť fulfillment spoločnosti pred podpisom zmluvy?

Opýtajte sa, kde sú sklady a aké sú doručovacie lehoty do jednotlivých krajín, s akými kuriérmi pracujú, kde vyberajú dobierku a ako často vyplácajú peniaze, do koľkej objednávka odíde v ten istý deň, ako dokážu, čo bolo v balíku, ako sa pripojí váš e-shop, ako rýchlo spracujú vratky, kedy môžete začať, čo je v cene a kto rieši problémy.

Čo má obsahovať kontrolný zoznam pri výbere fulfillmentu?

Rovnaké položky pre každú ponuku: skladovanie, vychystanie a balenie, obalový materiál, sadzby kuriérov, poplatok za dobierku, vratky a mesačný poplatok, vypočítané na vašich skutočných mesačných číslach. Pridajte doručovacie lehoty podľa krajín, hodinu uzávierky, čas spracovania vratiek, čas spustenia, výpovednú lehotu a čas odpovede.

Ako nájsť fulfillment partnera v Európe?

Začnite krajinami, kam predávate alebo chcete predávať, a hľadajte partnerov so skladmi a kuriérmi v týchto krajinách. Vypýtajte si ponuku aspoň od troch a všetkým dajte rovnaké čísla. Ak sa dá, pozrite si sklad osobne alebo na videu a porozprávajte sa aspoň s jedným ich klientom z vášho odvetvia.

Koľko stoja fulfillmentové služby v Európe?

Jedna cena neexistuje. Závisí od hmotnosti a rozmerov balíka, cieľových krajín, podielu vratiek, počtu položiek v objednávke a ručnej práce, napríklad lepenia etikiet alebo skladania kartónov. Preto seriózni partneri určujú cenu až po individuálnej ponuke. Presne tak pracujeme aj v BigArena.

Stačí jeden fulfillment partner pre celú Európu?

Pre väčšinu e-shopov je jednoduchší jeden partner s viacerými skladmi: jedna zmluva, jeden panel, jedna faktúra. Druhý partner má zmysel len vtedy, ak potrebujete krajinu, ktorú hlavný partner nepokrýva dobre.

Ako dlho trvá prechod k novej fulfillment spoločnosti?

Závisí to od počtu produktov a od toho, ako rýchlo sa dá presunúť tovar. Pred podpisom si vypýtajte plán krok za krokom aj s dátumami. V BigArena spustenie spolupráce zvyčajne trvá 2 až 8 dní.

Zvládne fulfillment spoločnosť dobierku v celej Európe?

Áno, ak pracuje s miestnymi kuriérmi v daných krajinách. Opýtajte sa, v ktorých krajinách presne, ako často sa vybrané peniaze vyplácajú, v akej mene a či sa za výber účtuje poplatok. BigArena spracúva dobierku v 24 krajinách bez poplatku z našej strany, platí sa len poplatok kuriéra, ak nejaký je.

Kedy sa oplatí outsourcovať fulfillment?

Zvyčajne vtedy, keď vám balenie začne brať viac času ako predaj, keď chcete predávať v nových krajinách bez vlastného skladu alebo keď vás chyby a meškania začnú stáť zákazníkov. Spočítajte si, koľko vás dnes stojí každá odoslaná objednávka vrátane vášho času, a porovnajte to s ponukami.