Πώς να επιλέξετε εταιρεία fulfillment: 12 ερωτήσεις και πίνακας σύγκρισης

Πώς επιλέγετε εταιρεία fulfillment στην Ευρώπη, ώστε να μη χρειαστεί να μεταφέρετε ξανά το απόθεμά σας σε έξι μήνες; Η μεταφορά αποθέματος από μια αποθήκη σε άλλη κοστίζει χρόνο και χρήματα, γι' αυτό αξίζει να κάνετε τις σωστές ερωτήσεις πριν υπογράψετε. Παρακάτω θα βρείτε τις 12 ερωτήσεις που θα κάναμε σε κάθε συνεργάτη fulfillment στην Ευρώπη, και σε εμάς, τι πρέπει να ακούσετε ως απάντηση και έναν πίνακα για να συγκρίνετε τις προσφορές δίπλα δίπλα.

Γιατί η επιλογή είναι πιο δύσκολη όταν πουλάτε και εκτός Ελλάδας

Ο Έλληνας αγοραστής πληρώνει ακόμα συχνά με αντικαταβολή και θέλει να επιλέξει αν το δέμα θα πάει σπίτι, σε κατάστημα courier ή σε locker της BoxNow. Στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία η αντικαταβολή είναι επίσης πολύ διαδεδομένη, ενώ στην Πολωνία και την Τσεχία οι αγοραστές ψάχνουν πρώτα το αυτόματο μηχάνημα παραλαβής. Ένας συνεργάτης που τα πάει καλά στην Ελλάδα μπορεί να μην έχει λύση για την επόμενη αγορά. Γι' αυτό μην ξεκινάτε από τη χαμηλότερη τιμή ανά δέμα. Ξεκινήστε από το πώς αγοράζουν οι πελάτες σας και ελέγξτε αν ο συνεργάτης μπορεί να τους εξυπηρετήσει.

Μια λεπτομέρεια που ξεφεύγει εύκολα: οι κανόνες για ΦΠΑ και εγγραφή εξαρτώνται από τη χώρα και τον όγκο των πωλήσεών σας. Δεν χρειάζεστε απαραίτητα εταιρεία σε κάθε χώρα όπου πουλάτε, αλλά ελέγξτε τους κανόνες με τον λογιστή σας πριν ανοίξετε νέα αγορά. Το Ηνωμένο Βασίλειο μετά το Brexit είναι ξεχωριστή περίπτωση, οπότε ρωτήστε κάθε συνεργάτη πώς χειρίζεται τον εκτελωνισμό για παραγγελίες προς τη Βρετανία.

Πριν μιλήσετε με εταιρεία fulfillment: τα δικά σας νούμερα

Ετοιμάστε μερικά νούμερα πριν επικοινωνήσετε με οποιονδήποτε. Έτσι κάθε προσφορά θα υπολογιστεί πάνω στη δική σας επιχείρηση και όχι σε μια ενδεικτική παραγγελία:

• Παραγγελίες τον μήνα, σε έναν κανονικό μήνα και στον πιο φορτωμένο σας (Black Friday, Χριστούγεννα).
• Τεμάχια ανά παραγγελία. Μια παραγγελία με 1 προϊόν και μια με 10 θέλουν εντελώς διαφορετική δουλειά.
• Βάρος και διαστάσεις ενός τυπικού δέματος.
• Χώρες όπου πουλάτε ή θέλετε να πουλήσετε, και το ποσοστό των παραγγελιών από την καθεμία.
• Ποσοστό παραγγελιών με αντικαταβολή ανά χώρα.
• Ποσοστό επιστροφών, μαζί με τα δέματα αντικαταβολής που δεν παραλήφθηκαν.
• Αριθμός κωδικών και η πλατφόρμα του e-shop σας (Shopify, WooCommerce ή άλλη).

Η τιμή του fulfillment εξαρτάται ακριβώς από αυτά, γι' αυτό ένας σοβαρός συνεργάτης θα σας τα ζητήσει πριν σας δώσει προσφορά. Αν κάποιος σας στείλει τιμή χωρίς να ρωτήσει τίποτα, μάλλον δεν θα είναι η τιμή που θα πληρώνετε σε τρεις μήνες. Αν δεν είστε σίγουροι ότι η ανάθεση του fulfillment ταιριάζει στο στάδιο που βρίσκεστε, διαβάστε πρώτα τον οδηγό μας τι είναι το fulfillment και πώς λειτουργεί.

Πώς να επιλέξετε εταιρεία fulfillment: 12 ερωτήσεις πριν το συμβόλαιο

1. Πού βρίσκονται οι αποθήκες σας και σε πόσο χρόνο φτάνει το δέμα στον πελάτη;

Ζητήστε συγκεκριμένες πόλεις, όχι «αποθήκη στα Βαλκάνια». Μετά ρωτήστε για τους πραγματικούς χρόνους παράδοσης προς τις τρεις χώρες όπου πουλάτε περισσότερο. Ένας σοβαρός συνεργάτης δίνει χρόνο ανά προορισμό, όχι έναν χάρτη με βέλη.

Η δική μας απάντηση: η BigArena έχει 8 αποθήκες σε 7 χώρες. Λειτουργούν οι αποθήκες στην Κατερίνη (Ελλάδα), στο Πλόβντιβ και τη Σόφια (Βουλγαρία), στο Kostolné Kračany (Σλοβακία), στην Οράντεα (Ρουμανία) και στο Šimanovci (Σερβία). Η αποθήκη στη Βαλένθια (Ισπανία) ανοίγει σύντομα, όπως και της Αλβανίας. Κάθε αποθήκη στέλνει σε όλη την Ευρώπη. Από τη Σλοβακία τα δέματα φτάνουν σε πελάτες σε Σλοβακία, Τσεχία, Πολωνία, Ουγγαρία και Σλοβενία σε 1 εργάσιμη ημέρα.

2. Από ποια αποθήκη φεύγει κάθε παραγγελία και ποιος το αποφασίζει;

Αν κρατάτε απόθεμα σε περισσότερες από μία αποθήκες, ρωτήστε πώς επιλέγεται η αποθήκη αποστολής για κάθε παραγγελία. Από αυτό εξαρτώνται και ο χρόνος παράδοσης και το κόστος αποστολής. Ο κανόνας πρέπει να είναι ξεκάθαρος και να τον ελέγχετε εσείς, για παράδειγμα ανά χώρα προορισμού, και όχι να τον αποφασίζει η αποθήκη δέμα προς δέμα.

Η δική μας απάντηση: εσείς επιλέγετε από ποια αποθήκη φεύγουν οι παραγγελίες για κάθε χώρα προορισμού. Εσείς αποφασίζετε και σε πόσες αποθήκες θα έχετε απόθεμα.

3. Με ποιες εταιρείες courier συνεργάζεστε και ποιος επιλέγει;

Άλλοι πελάτες θέλουν παράδοση στο σπίτι, άλλοι σε κατάστημα και άλλοι σε locker. Αν ο συνεργάτης δουλεύει μόνο με μία εταιρεία courier, χάνετε παραγγελίες ήδη στο καλάθι.

Η δική μας απάντηση: συνεργαζόμαστε με πάνω από 40 εταιρείες courier στην Ευρώπη, ανάμεσά τους ACS, ΕΛΤΑ, Γενική Ταχυδρομική, BoxNow, GLS, DHL, Speedy και Sameday. Εσείς προσθέτετε στο e-shop σας όσους courier θέλετε και ο τελικός πελάτης διαλέγει ποιος θα του φέρει το δέμα. Δείτε όλες τις εταιρείες courier με τις οποίες δουλεύουμε.

4. Διαχειρίζεστε αντικαταβολή, σε ποιες χώρες και πόσο συχνά αποδίδετε τα χρήματα;

Για ένα ελληνικό e-shop αυτή είναι συχνά η πρώτη ερώτηση. Ρωτήστε σε ποιες χώρες ο συνεργάτης εισπράττει αντικαταβολή, πώς γίνεται η συμφωνία των ποσών, σε ποιο νόμισμα σας πληρώνει, πόσο συχνά σας αποδίδονται τα χρήματα και αν χρεώνει προμήθεια είσπραξης.

Η δική μας απάντηση: διαχειριζόμαστε αντικαταβολή σε 24 χώρες. Δεν χρεώνουμε προμήθεια είσπραξης αντικαταβολής, υπάρχει μόνο η χρέωση της εταιρείας courier, αν υπάρχει. Τη συχνότητα απόδοσης την επιλέγετε εσείς στο πάνελ, από μία φορά τον μήνα έως καθημερινά, και για τις παραγγελίες στην Ελλάδα. Εξαίρεση είναι η Ρουμανία, με απόδοση έως δύο φορές την εβδομάδα.

5. Μέχρι τι ώρα μια παραγγελία συσκευάζεται και φεύγει την ίδια ημέρα;

Η «γρήγορη αποστολή» δεν σημαίνει τίποτα χωρίς συγκεκριμένη ώρα. Ρωτήστε μέχρι πότε μια παραγγελία φεύγει ακόμα την ίδια μέρα και τι γίνεται στις μέρες αιχμής, όπως η Black Friday και τα Χριστούγεννα.

Η δική μας απάντηση: οι παραγγελίες που λαμβάνουμε έως τις 14:00 συσκευάζονται και αποστέλλονται την ίδια ημέρα.

6. Πόσο ακριβής είναι η συλλογή και πώς αποδεικνύετε τι μπήκε στο δέμα;

Αργά ή γρήγορα κάποιος πελάτης θα πει ότι κάτι έλειπε. Χωρίς απόδειξη, επιστρέφετε τα χρήματα. Σημασία έχει τι στοιχεία κρατά ο συνεργάτης για κάθε παραγγελία και πόσο γρήγορα μπορείτε να τα πάρετε. Ρωτήστε και για την ακρίβεια της συλλογής: τι ποσοστό παραγγελιών φεύγει χωρίς λάθος και πώς μετριέται.

Η δική μας απάντηση: η ακρίβειά μας στη συλλογή είναι 100%. Καταγράφουμε σε βίντεο το 96% των παραγγελιών κατά τη συσκευασία. Η κάμερα ξεκινά όταν η παραγγελία σκανάρεται στον πάγκο συσκευασίας, και κάθε παραγγελία περνά από 3 άτομα πριν κλείσει το δέμα. Περισσότερα για την καταγραφή βίντεο της συσκευασίας.

7. Πώς συνδέεται το e-shop μου, συγχρονίζονται τα αποθέματα και πόσο κοστίζει;

Οι παραγγελίες πρέπει να περνούν αυτόματα στην αποθήκη και τα αποθέματα να ενημερώνονται πίσω στο e-shop, ώστε να μην πουλάτε ποτέ κάτι που δεν υπάρχει στο ράφι. Ρωτήστε ποιες πλατφόρμες υποστηρίζονται, ποιος κάνει τη ρύθμιση, πόσο χρόνο παίρνει και αν χρεώνεται.

Η δική μας απάντηση: συνδέουμε Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop, OpenCart και e-shop με δική τους πλατφόρμα μέσω API. Η σύνδεση του e-shop σας είναι δωρεάν, γίνεται σε περίπου μισή ώρα και δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα στο κατάστημά σας.

8. Παρακολουθείτε παρτίδες και ημερομηνίες λήξης;

Αν πουλάτε καλλυντικά, συμπληρώματα διατροφής ή τρόφιμα, ρωτήστε αν η αποθήκη καταγράφει την παρτίδα και την ημερομηνία λήξης κάθε τεμαχίου και αν στέλνει πρώτα το απόθεμα που λήγει νωρίτερα. Αν τα προϊόντα σας χρειάζονται ψύξη, ρωτήστε ποια ακριβώς αποθήκη έχει ψυκτικό θάλαμο, όχι απλώς αν «υπάρχει». Αν δεν χρειάζεστε τίποτα από αυτά, μην πληρώνετε γι' αυτά.

9. Πώς διαχειρίζεστε τις επιστροφές και σε πόσες ημέρες;

Ένα δέμα που επιστρέφει είναι χρήματα κλεισμένα σε ένα κουτί. Ρωτήστε σε πόσες ημέρες το απόθεμα που επιστράφηκε είναι ξανά διαθέσιμο προς πώληση, αν ανοίγεται κάθε δέμα και ελέγχεται κάθε προϊόν, και τι βλέπετε στο πάνελ: αιτία, κατάσταση, τι μπορεί να πουληθεί ξανά και τι είναι ελαττωματικό.

Η δική μας απάντηση: επεξεργαζόμαστε τις επιστροφές σε 1-4 εργάσιμες ημέρες, συνήθως σε 2. Δείτε πώς διαχειριζόμαστε τις επιστροφές.

10. Πόσο γρήγορα μπορούμε να ξεκινήσουμε;

Ρωτήστε πόσος χρόνος περνά από τη στιγμή που φτάνει το απόθεμά σας μέχρι την πρώτη παραγγελία που φεύγει, και τι πρέπει να ετοιμάσετε. Ζητήστε πλάνο βήμα προς βήμα με ημερομηνίες, ειδικά αν μεταφέρετε απόθεμα από άλλη εταιρεία fulfillment.

Η δική μας απάντηση: η έναρξη συνεργασίας παίρνει συνήθως από 2 έως 8 ημέρες.

11. Τι ακριβώς περιλαμβάνει η τιμή και τι λέει το συμβόλαιο;

Η τιμή του fulfillment δεν είναι ποτέ ένας αριθμός. Ζητήστε γραπτώς κάθε χρέωση ξεχωριστά: αποθήκευση, συλλογή και συσκευασία, υλικά συσκευασίας, τιμές courier, προμήθεια αντικαταβολής, διαχείριση επιστροφών και μηνιαία χρέωση, αν υπάρχει. Μετά συγκρίνετε τις προσφορές γραμμή προς γραμμή με βάση τις πραγματικές σας παραγγελίες, όχι μία ενδεικτική παραγγελία. Στην BigArena δεν χρεώνουμε προμήθεια αντικαταβολής, υπάρχει μόνο η χρέωση της εταιρείας courier, αν υπάρχει.

Στο συμβόλαιο ελέγξτε την προθεσμία καταγγελίας, τι πληρώνετε σε έναν μήνα χωρίς παραγγελίες και πώς παίρνετε πίσω το απόθεμά σας αν αποφασίσετε να φύγετε. Αυτά συμφωνούνται πολύ πιο εύκολα πριν υπογράψετε παρά μετά.

12. Με ποιον θα μιλάω όταν κάτι πάει στραβά και πόσο γρήγορα θα μου απαντά;

Για τις καθημερινές ερωτήσεις ένα σύστημα αιτημάτων αρκεί. Όταν όμως μια μεγάλη παραλαβή φτάσει κατεστραμμένη ή χαθούν δέματα στην εορταστική περίοδο, χρειάζεστε άνθρωπο που ξέρει τον λογαριασμό σας, όχι ένα γενικό email υποστήριξης. Ρωτήστε σε πόσο χρόνο απαντούν τις εργάσιμες ώρες. Μετράει και η εμπειρία του συνεργάτη: πόσους πελάτες έχει, πόσα δέματα έχει στείλει, πόσα χρόνια λειτουργεί.

Η δική μας απάντηση: κάθε πελάτης έχει δικό του υπεύθυνο λογαριασμού και παίρνει απάντηση μέσα σε 1-2 ώρες. Από το 2019 έχουμε στείλει πάνω από 20 εκατομμύρια αποστολές για περισσότερες από 700 εταιρείες πελάτες.

Λίστα ελέγχου: συγκρίνετε τις προσφορές δίπλα δίπλα

Αντιγράψτε τον πίνακα και συμπληρώστε μία στήλη για κάθε συνεργάτη. Αν σε κάποια γραμμή η απάντηση είναι «θα δούμε» ή λείπει, ρωτήστε ξανά, γραπτώς.

Σημάδια ότι ο συνεργάτης δεν σας ταιριάζει

• Χρόνος παράδοσης «2-5 ημέρες» για όλη την Ευρώπη, χωρίς χρόνους ανά χώρα.
• Μία εταιρεία courier για όλες τις χώρες και καμία επιλογή για τον πελάτη.
• Τιμοκατάλογος χωρίς υλικά συσκευασίας, επιστροφές ή προμήθεια αντικαταβολής.
• Τιμή χωρίς καμία ερώτηση για τον όγκο σας, τις χώρες ή το ποσοστό επιστροφών.
• Καμία απόδειξη για το πώς συσκευάστηκε ένα δέμα όταν ο πελάτης παραπονεθεί.
• Κανένας σαφής χρόνος για την επεξεργασία των επιστροφών.
• Κανένας συγκεκριμένος άνθρωπος για επικοινωνία, μόνο ένα γενικό email.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να ρωτήσω μια εταιρεία fulfillment πριν υπογράψω;

Ρωτήστε πού είναι οι αποθήκες και ποιοι είναι οι χρόνοι παράδοσης ανά χώρα, με ποιες εταιρείες courier συνεργάζεται, σε ποιες χώρες εισπράττει αντικαταβολή και πόσο συχνά αποδίδει τα χρήματα, ποια είναι η ώρα αποκοπής για αποστολή την ίδια ημέρα, πώς αποδεικνύει τι μπήκε στο δέμα, πώς συνδέεται το e-shop σας, πόσο γρήγορα επεξεργάζεται τις επιστροφές, πότε μπορείτε να ξεκινήσετε, τι περιλαμβάνει η τιμή και ποιος λύνει τα προβλήματα.

Τι πρέπει να έχει μια λίστα ελέγχου για εταιρεία fulfillment;

Τις ίδιες χρεώσεις για κάθε προσφορά: αποθήκευση, συλλογή και συσκευασία, υλικά συσκευασίας, τιμές courier, προμήθεια αντικαταβολής, επιστροφές και μηνιαία χρέωση, υπολογισμένες στα πραγματικά μηνιαία σας νούμερα. Προσθέστε χρόνους παράδοσης ανά χώρα, ώρα αποκοπής, χρόνο επεξεργασίας επιστροφών, χρόνο έναρξης, προθεσμία καταγγελίας και χρόνο απάντησης.

Πώς βρίσκω εταιρεία fulfillment στην Ευρώπη;

Ξεκινήστε από τις χώρες όπου πουλάτε ή θέλετε να πουλήσετε και αναζητήστε συνεργάτες με αποθήκες και courier εκεί. Ζητήστε προσφορά από τουλάχιστον τρεις και δώστε σε όλους τα ίδια νούμερα. Αν μπορείτε, δείτε την αποθήκη από κοντά ή σε βίντεο και μιλήστε με τουλάχιστον έναν πελάτη τους από τον κλάδο σας.

Πόσο κοστίζει το fulfillment στην Ευρώπη;

Δεν υπάρχει μία τιμή. Εξαρτάται από το βάρος και τις διαστάσεις του δέματος, τις χώρες προορισμού, το ποσοστό επιστροφών, τον αριθμό τεμαχίων ανά παραγγελία και τυχόν χειροκίνητη εργασία, όπως ετικετοποίηση ή δίπλωμα κουτιών. Γι' αυτό οι σοβαροί συνεργάτες δίνουν τιμή μετά από ατομική προσφορά. Έτσι δουλεύουμε και στην BigArena.

Αρκεί ένας συνεργάτης fulfillment για όλη την Ευρώπη;

Για τα περισσότερα e-shop ένας συνεργάτης με πολλές αποθήκες είναι πιο απλός: ένα συμβόλαιο, ένα πάνελ, ένα τιμολόγιο. Δεύτερος συνεργάτης έχει νόημα μόνο αν χρειάζεστε μια χώρα που ο βασικός δεν καλύπτει καλά.

Πόσο χρόνο παίρνει η μετάβαση σε νέα εταιρεία fulfillment;

Εξαρτάται από τον αριθμό των κωδικών και από το πόσο γρήγορα μπορεί να μεταφερθεί το απόθεμα. Ζητήστε ένα πλάνο βήμα προς βήμα με ημερομηνίες πριν υπογράψετε. Στην BigArena η έναρξη παίρνει συνήθως από 2 έως 8 ημέρες.

Μπορεί μια εταιρεία fulfillment να διαχειρίζεται αντικαταβολή σε όλη την Ευρώπη;

Ναι, αν συνεργάζεται με τοπικές εταιρείες courier σε αυτές τις χώρες. Ρωτήστε σε ποιες χώρες ακριβώς, πόσο συχνά αποδίδονται τα χρήματα που εισπράττονται, σε ποιο νόμισμα και αν υπάρχει προμήθεια είσπραξης. Η BigArena διαχειρίζεται αντικαταβολή σε 24 χώρες χωρίς δική μας προμήθεια είσπραξης, μόνο με τη χρέωση της εταιρείας courier, αν υπάρχει.

Πότε έχει νόημα να αναθέσω το fulfillment σε εξωτερικό συνεργάτη;

Συνήθως όταν η συσκευασία αρχίζει να σας τρώει περισσότερο χρόνο από τις πωλήσεις, όταν θέλετε να πουλήσετε σε νέες χώρες χωρίς δική σας αποθήκη εκεί ή όταν τα λάθη και οι καθυστερήσεις αρχίζουν να σας κοστίζουν πελάτες. Υπολογίστε πόσο σας κοστίζει σήμερα κάθε παραγγελία που στέλνετε, μαζί με τον δικό σας χρόνο, και συγκρίνετέ το με τις προσφορές.