Как да изберем фулфилмънт партньор: 12 въпроса и таблица за сравнение

Как да изберем фулфилмънт партньор, за да не местим стоката отново след половин година? Преместването на стока от един склад в друг струва време и пари, затова е добре да зададете правилните въпроси още преди подписа. Ето 12-те въпроса, които бихме задали на всяка фулфилмънт компания в Европа, включително на нас, какво трябва да чуете в отговор и таблица, в която да сравните офертите една до друга.

Защо изборът е по-труден, когато продавате и извън България

Българският клиент е свикнал с наложен платеж и с доставка до офис или автомат на Спиди или Еконт. В Румъния също се плаща много с наложен платеж, в Полша и Чехия купувачите търсят автомат за пратки, а в Гърция поръчката често отива до автомат на BoxNow. Партньор, който се справя добре в България, може да няма решение за съседния пазар. Затова не започвайте от най-ниската цена на пратка. Започнете от това как пазаруват вашите клиенти и проверете дали партньорът може да ги обслужи.

Една подробност, която често се пропуска: правилата за ДДС и регистрация зависят от държавата и от обема на продажбите. Фирма във всяка държава не е задължителна, но проверете правилата със счетоводителя си, преди да започнете да продавате на нов пазар.

Първо вашите числа, после разговорът

Преди да пишете на когото и да е, подгответе няколко числа. С тях всяка оферта ще бъде изчислена върху вашия бизнес, а не върху примерна поръчка:

• Поръчки на месец, както в обикновен месец, така и в най-натоварения (Черен петък, Коледа).
• Артикули в една поръчка. Поръчка с 1 продукт и поръчка с 10 продукта изискват различна работа.
• Тегло и размер на типичната пратка.
• Държави, в които продавате или искате да продавате, и какъв дял от поръчките идва от всяка.
• Дял на поръчките с наложен платеж по държави.
• Процент върнати пратки, включително неполучените пратки с наложен платеж.
• Брой продукти и платформа на магазина (Shopify, WooCommerce, друга).

Цената на фулфилмънта зависи точно от тези неща. Затова сериозният партньор ще ги поиска, преди да даде оферта. Ако някой ви изпрати цена, без да попита нищо, тя едва ли е цената, която ще плащате след три месеца. Ако още не сте сигурни дали фулфилмънтът е за вас на този етап, вижте за кого е подходящ.

12 въпроса към всеки фулфилмънт партньор

1. Къде са складовете ви и за колко време стига пратката до клиента?

Важно е да знаете точните градове, а не само „склад в Централна Европа“, както и реалните срокове до трите държави, в които продавате най-много. Добрият партньор дава срок по направление, а не карта със стрелки.

Нашият отговор: БигАрена има 8 склада в 7 държави. Работят складовете в Пловдив, София, Костолне Крачани (Словакия), Орадя (Румъния), Шимановци (Сърбия) и Катерини (Гърция), складът във Валенсия (Испания) отваря скоро, както и този в Албания. Всеки склад изпраща до цяла Европа. От Словакия пратките стигат до клиенти в Словакия, Чехия, Полша, Унгария и Словения за 1 работен ден. Вижте всички складове и сроковете от тях.

2. От кой склад тръгва поръчката и кой решава това?

Ако държите стока в повече от един склад, питайте как се определя откъде тръгва всяка поръчка. От това зависят срокът и цената на доставката. Правилото трябва да е ясно и да го контролирате вие, например по държава на доставка, а не да се решава от склада за всяка пратка поотделно.

Нашият отговор: вие избирате от кой склад да тръгват поръчките за всяка държава на доставка. Вие решавате и в колко склада да държите стока.

3. С кои куриери работите и кой избира куриера?

Едни клиенти искат доставка до адрес, други до офис, трети до автомат. Ако партньорът работи само с един куриер, губите поръчки още в количката.

Нашият отговор: работим с над 40 куриера в Европа, сред тях Спиди, Еконт, Sameday, GLS, DHL, InPost, Packeta и ACS. Вие добавяте в магазина си куриерите, които искате, а крайният клиент избира кой да му достави. Вижте всички куриери, с които работим.

4. Обработвате ли наложен платеж, в кои държави и колко често изплащате парите?

За българския онлайн магазин това е въпрос номер едно. Добре е да е ясно в кои държави партньорът събира наложен платеж, как се сверяват сумите, в каква валута получавате парите, колко често стигат до вас и дали партньорът взима такса за събирането.

Нашият отговор: обработваме наложен платеж в 24 държави. Не взимаме такса за събирането, плаща се само таксата на куриера, ако има такава. Колко често да получавате парите избирате сами в панела: от веднъж месечно до всеки ден (за Румъния до два пъти седмично).

5. До колко часа поръчката се пакетира в същия ден?

„Бърза доставка“ не значи нищо без краен час. Важното е до колко часа поръчката тръгва още същия ден и какво се случва в пиковите дни около Черния петък и Коледа.

Нашият отговор: поръчките, получени до 14:00 ч., се пакетират и изпращат в същия ден.

6. Колко точно пакетирате и как доказвате какво е сложено в пратката?

Рано или късно клиент ще каже, че нещо липсва. Без доказателство връщате парите. Затова има значение какви доказателства пази партньорът за всяка поръчка и колко бързо можете да ги получите. Питайте и за точността при подбора: какъв дял от поръчките излиза без грешка и как се измерва това.

Нашият отговор: точността ни при подбора е 100%. Записваме на видео 96% от поръчките по време на пакетирането. Камерата тръгва, когато поръчката се сканира на мястото за пакетиране, а всяка поръчка минава през 3 души, преди кашонът да бъде затворен. Повече за видеозаписа на пакетирането.

7. Как се свързва онлайн магазинът ми, синхронизират ли се наличностите и колко струва това?

Поръчките трябва да влизат в склада сами, а наличностите да се връщат обратно в магазина, за да не продавате нещо, което го няма. Проверете кои платформи се поддържат, кой прави настройката, колко време отнема и дали се плаща.

Нашият отговор: свързваме Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop, OpenCart и собствени магазини през API. Интеграцията на онлайн магазина е безплатна, отнема около половин час и не се инсталира нищо в магазина. Вижте всички интеграции.

8. Следите ли партиди и срок на годност?

Ако продавате козметика, хранителни добавки или храни, питайте дали складът записва партидата и срока на годност на всяка единица и дали изпраща първо стоката с най-близък срок. Ако продуктите ви изискват хладилен режим, питайте в кой склад точно има такова помещение, а не само дали „има“. Ако тези неща не ви трябват, не плащайте за тях.

9. Как обработвате върнатите пратки и за колко дни?

Върнатата пратка е пари, които седят в кашон. Питайте за колко дни стоката се връща в наличност, дали всяка пратка се отваря и всеки продукт се проверява, и какво виждате в панела: причина, състояние, какво е годно за продажба и какво е дефектно.

Нашият отговор: обработваме върнатите пратки за 1-4 работни дни, обикновено за 2. Повече за обработката на върнати пратки.

10. За колко дни можем да започнем?

Питайте колко време минава от пристигането на стоката в склада до първата изпратена поръчка и какво трябва да подготвите вие. Поискайте план с дати стъпка по стъпка, особено ако местите стока от друг склад.

Нашият отговор: стартът обикновено отнема от 2 до 8 дни. Вижте как протича началото на работа.

11. Какво точно влиза в цената и какво пише в договора?

Цената на фулфилмънта никога не е едно число. Добрата оферта показва писмено всеки ред: съхранение, пакетиране, опаковъчни материали, куриерски тарифи, такса за наложен платеж, обработка на върнати пратки и месечната такса. Така офертите се сравняват ред по ред върху реалния ви оборот, а не върху една примерна поръчка. При БигАрена такса за наложен платеж от нас няма, има само тази на куриера, ако има такава.

В договора проверете срока на предизвестие, какво плащате в месец без поръчки и как си взимате стоката, ако решите да напуснете. Тези неща е по-лесно да се уточнят преди подписа, отколкото след него.

12. С кого ще говоря, когато нещо се обърка, и колко бързо ще получа отговор?

Когато голяма доставка пристигне повредена или куриер загуби пратки в сезона, ви трябва човек, който познава вашия профил, а не обща пощенска кутия. Питайте за колко време отговарят в работно време. Има значение и опитът на партньора: колко клиенти има, колко пратки е изпратил, от колко години работи.

Нашият отговор: всеки клиент има личен мениджър, а отговорът идва до 1-2 часа. От 2019 г. насам сме изпратили над 20 милиона пратки за повече от 700 фирми клиенти.

Таблица за сравнение на оферти за фулфилмънт услуги

Копирайте таблицата и попълнете по една колона за всеки партньор. Ако на някой ред отговорът е „ще видим“ или липсва, задайте въпроса отново, писмено.

Сигнали, че партньорът не е подходящ

• Срок „2-5 дни“ за цяла Европа, без отделни срокове по държави.
• Един куриер за всички държави и никакъв избор за клиента.
• Ценоразпис без опаковка, върнати пратки или такса за наложен платеж.
• Цена, дадена без въпроси за вашия обем, държави и процент върнати пратки.
• Липса на доказателство как е опакована пратката, когато клиент се оплаче.
• Няма ясен срок за обработка на върнатите пратки.
• Няма конкретен човек за връзка, само обща поща за поддръжка.

Често задавани въпроси

Какви въпроси да задам на фулфилмънт компания преди договора?

Питайте къде са складовете и какви са сроковете по държави, с кои куриери работят, в кои държави събират наложен платеж и колко често изплащат парите, до колко часа поръчката тръгва в същия ден, как доказват съдържанието на пратката, как се свързва магазинът, за колко дни обработват връщанията, кога можете да започнете, какво влиза в цената и кой отговаря при проблем.

Какво да сравнявам, когато избирам между няколко оферти за фулфилмънт услуги?

Сравнявайте едни и същи редове във всяка оферта: съхранение, пакетиране, опаковка, куриерски тарифи, такса за наложен платеж, връщания и месечна такса, изчислени върху вашите реални месечни числа. Сравнете и сроковете по държави, крайния час за изпращане, срока за връщанията и времето за отговор.

Как да намеря фулфилмънт партньор за продажби в Европа?

Започнете от държавите, в които продавате или искате да продавате, и потърсете партньори със складове и куриери там. Поискайте оферта от поне трима, като дадете на всички едни и същи числа. Ако можете, вижте склада на място или на видео и поговорете с поне един техен клиент от вашия бранш.

Колко струват фулфилмънт услугите?

Няма една цена. Тя зависи от теглото и размера на пратките, държавите на доставка, процента върнати пратки, броя артикули в поръчка и нужната ръчна работа, например етикетиране или сгъване на кашони. Затова сериозните партньори дават цена след индивидуална оферта. Така работим и ние в БигАрена.

Достатъчен ли е един фулфилмънт партньор за цяла Европа?

За повечето онлайн магазини един партньор с няколко склада е по-лесен: един договор, един панел, една фактура. Втори партньор има смисъл само ако ви трябва държава, която основният не покрива добре.

Колко време отнема преминаването към нов фулфилмънт партньор?

Зависи от броя на продуктите и от това колко бързо може да се премести стоката. Поискайте план с дати стъпка по стъпка, преди да подпишете. При БигАрена стартът обикновено отнема от 2 до 8 дни.

Може ли фулфилмънт партньорът да събира наложен платеж в няколко държави?

Да, ако работи с местни куриери в тези държави. Питайте в кои точно държави, колко често изплаща събраните суми, в каква валута и дали взима такса за събирането. БигАрена събира наложен платеж в 24 държави без такса от нас, плаща се само таксата на куриера, ако има такава.

Кога има смисъл да изнесете складирането и пакетирането към фулфилмънт партньор?

Обикновено когато пакетирането започне да ви отнема повече време от продажбите, когато искате да продавате в нови държави без собствен склад там или когато грешките и закъсненията започнат да ви струват клиенти. Пресметнете колко ви струва сега всяка изпратена поръчка, включително вашето време, и сравнете с офертите.